Responsabile volontario dell'ufficio (Barrington)
Stiamo cercando responsabili dell'ufficio volontari dedicati e organizzati che supervisionino le operazioni quotidiane del nostro ufficio di Barrington. Ogni responsabile coprirà almeno un turno di 4 ore a settimana. L'ufficio opera con due turni di 4 ore al giorno, sette giorni su sette. Questo ruolo è fondamentale per garantire il buon funzionamento del nostro ufficio, supportando il nostro personale, i volontari e i programmi.
1. Amministrazione dell'ufficio: -
- Gestire telefonate, e-mail e corrispondenza.
- Accoglienza e assistenza a visitatori, volontari e clienti. -
- Mantenere un ambiente di lavoro pulito e organizzato. -
- Ordinare e gestire le forniture per l'ufficio.
2. Supporto alle operazioni:
- Assistere nella programmazione e nel coordinamento delle riunioni.
- Mantenere e aggiornare i registri e i file dell'ufficio.
- Supportare la preparazione di relazioni e presentazioni.
- Assistere nell'inserimento dei dati e nella gestione del database.
3. Coordinamento dei volontari:
- Assistere nel coordinamento e nella comunicazione con i volontari.
- Aiutare a programmare i turni dei volontari e a monitorare le presenze.
- Fornire orientamento e supporto ai nuovi volontari.
4. Assistenza al programma:
- Supportare la pianificazione e l'esecuzione di eventi e programmi.
- Assistere nelle attività di raccolta fondi e sensibilizzazione.
- Fornire supporto logistico per workshop e sessioni di formazione.
1. Programmi di formazione:
- Formazione sulla gestione dell'ufficio: formazione completa sull'amministrazione dell'ufficio, compresa la gestione delle telefonate e delle e-mail, la tenuta dei registri e la gestione delle forniture per ufficio.
- Formazione sul coordinamento dei volontari: guida su come coordinare e supportare efficacemente i volontari, compresi i processi di pianificazione, comunicazione e orientamento.
- Formazione sul supporto a programmi ed eventi: formazione su come assistere nella pianificazione, nell'esecuzione e nella logistica dei programmi, comprese le attività di raccolta fondi e di sensibilizzazione.
2. Supporto operativo:
- Accesso ai materiali d'ufficio: guide dettagliate, manuali e risorse relative alle procedure d'ufficio, alla tenuta dei registri e alle attività amministrative.
- Tecnologia e software: accesso a Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), strumenti di gestione della posta elettronica e qualsiasi database pertinente per la gestione delle operazioni d'ufficio.
- Strumenti di comunicazione: account e-mail aziendali, linee telefoniche e strumenti di comunicazione necessari per gestire la corrispondenza dell'ufficio e coordinarsi con i volontari.
3. Risorse per l'ufficio e gli eventi:
- Forniture per ufficio: fornitura regolare delle forniture necessarie, quali cancelleria, stampanti e altri articoli essenziali per l'ufficio, al fine di mantenere uno spazio di lavoro ben organizzato.
- Kit per la pianificazione di eventi: materiali e modelli per l'organizzazione e il supporto di eventi, inclusi strumenti logistici, liste di controllo e programmi.
4. Supporto continuo:
- Controlli regolari: chiamate e riunioni programmate con il team di gestione dell'ufficio di Barrington per ricevere indicazioni, aggiornamenti e supporto.
- Mentoring e feedback: supporto continuo da parte di responsabili e dirigenti esperti, con un meccanismo di feedback per aiutare a migliorare i processi dell'ufficio e il coordinamento dei volontari.
5. Risorse amministrative e logistiche:
- Strumenti di gestione dei registri: accesso a sistemi di archiviazione digitali e fisici per la conservazione accurata dei registri delle attività dell'ufficio, dei programmi dei volontari e di altra documentazione essenziale.
- Gestione del budget e delle risorse: strumenti e linee guida per la gestione delle spese dell'ufficio, l'ordinazione delle forniture e il monitoraggio del budget dell'ufficio.
- Supporto logistico per i programmi: assistenza nell'organizzazione della logistica per workshop, sessioni di formazione ed eventi, compresa la prenotazione delle sedi, la gestione dei materiali e il coordinamento con i partecipanti.
Pietre miliari
1
Preparazione
- Studia il materiale esistente.
- Acquisire familiarità con la missione, i valori e le procedure d'ufficio di Rahab's Daughters.
- Completa l'orientamento
- Partecipa a una sessione di orientamento approfondita per comprendere i protocolli dell'ufficio, le responsabilità chiave e la struttura organizzativa.
- Formazione sugli strumenti di gestione dell'ufficio
- Acquisisci competenza nell'uso di Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), nella gestione della posta elettronica e in qualsiasi altro strumento pertinente.
2
Amministrazione dell'ufficio
- Gestire telefonate, e-mail e corrispondenza.
- Assicurarsi che tutte le richieste siano gestite in modo tempestivo e professionale.
- Accogliere e assistere visitatori, volontari e clienti.
- Offrire un ambiente accogliente e di supporto a tutti coloro che entrano in ufficio.
- Mantenere un ambiente di lavoro pulito e organizzato.
- Controllare e riordinare regolarmente lo spazio dell'ufficio per garantire un ambiente professionale.
- Ordinare e gestire le forniture per l'ufficio.
- Monitorare le scorte e garantire che le forniture necessarie siano sempre disponibili.
3
Supporto operativo
- Assistere nella pianificazione e nel coordinamento delle riunioni.
- Gestire i calendari, prenotare le sale riunioni e assicurarsi che tutti i preparativi siano stati effettuati.
- Mantenere e aggiornare i registri e i file dell'ufficio.
- Tenere registri accurati e aggiornati sia in formato cartaceo che digitale.
- Supportare la preparazione di relazioni e presentazioni.
- Compilare dati, creare documenti e assicurarsi che il materiale sia pronto per le riunioni.
- Assistere nell'inserimento dei dati e nella gestione dei database.
- Inserire e mantenere accuratamente le informazioni nei database dell'organizzazione.
4
Coordinamento dei volontari
- Assistere nel coordinamento e nella comunicazione con i volontari.
- Fungere da punto di contatto per i volontari, garantendo una comunicazione chiara e tempestiva.
- Aiutare a programmare i turni dei volontari e monitorare le presenze.
- Organizzare e monitorare gli orari dei volontari per garantire la copertura di tutti i turni.
- Fornire orientamento e supporto ai nuovi volontari.
- Accogliere i nuovi volontari e guidarli nelle loro mansioni e responsabilità iniziali.
5
Assistenza al programma
- Supportare la pianificazione e l'esecuzione di eventi e programmi.
- Aiutare a organizzare la logistica, coordinarsi con i membri del team e garantire un'esecuzione senza intoppi.
- Assistere nelle attività di raccolta fondi e sensibilizzazione.
- Fornire supporto amministrativo e logistico per campagne di raccolta fondi ed eventi.
- Fornire supporto logistico per workshop e sessioni di formazione.
- Garantire che tutti i materiali, le sedi e gli altri elementi logistici siano disponibili per il successo dei workshop.
6
Sessione di consulenza e feedback
- Fornire feedback sui processi di gestione dell'ufficio.
- Condividere idee su come migliorare le operazioni dell'ufficio, il coordinamento dei volontari e l'efficienza complessiva.
- Partecipare a una revisione di follow-up dopo i primi tre mesi.
- Valutare i progressi e suggerire adeguamenti per garantire il successo continuo nel proprio ruolo.
Competenze
Deve avere
Communications, Management & Leadership, Administration
Bello da avere
Fundraising, Project Management
Lingue
Deve avere
English
Obiettivi di sviluppo sostenibile dell'ONU sostenuti
Rahabs Daughters
To serve our communities and disrupt human trafficking with the use of modern technology, at every stage from stopping demand to prevention, rescue rehabilitation & reintegration.
Our Values
Grace
Transformation
Resilience
Compassion
Empowerment
Postato da
SW
Sharmila Wijeyakumar
Leader del progetto