Responsable administratif bénévole (Barrington)
Nous recherchons des responsables administratifs bénévoles dévoués et organisés pour superviser les opérations quotidiennes de notre bureau de Barrington. Chaque responsable assurera au moins un quart de travail de 4 heures par semaine. Le bureau fonctionne selon deux quarts de travail de 4 heures par jour, sept jours sur sept. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de notre bureau et soutenir notre personnel, nos bénévoles et nos programmes.
1. Administration du bureau : -
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance.
- Accueillir et aider les visiteurs, les bénévoles et les clients. -
- Maintenir un environnement de bureau propre et organisé. -
- Commander et gérer les fournitures de bureau.
2. Soutien aux opérations :
- Aider à planifier et à coordonner les réunions.
- Tenir à jour et mettre à jour les dossiers et les fichiers du bureau.
- Aider à la préparation des rapports et des présentations.
- Aider à la saisie des données et à la gestion des bases de données.
3. Coordination des bénévoles :
- Aider à la coordination et à la communication avec les bénévoles.
- Aider à planifier les horaires des bénévoles et à suivre leur présence.
- Fournir une orientation et un soutien aux nouveaux bénévoles.
4. Assistance aux programmes :
- Soutenir la planification et l'exécution d'événements et de programmes.
- Aider à la collecte de fonds et aux activités de sensibilisation.
- Fournir un soutien logistique pour les ateliers et les sessions de formation.
1. Programmes de formation :
- Formation à la gestion administrative : formation complète sur la gestion administrative, y compris la gestion des appels téléphoniques et des e-mails, la tenue des registres et la gestion des fournitures de bureau.
- Formation à la coordination des bénévoles : conseils sur la manière de coordonner et de soutenir efficacement les bénévoles, y compris les processus de planification, de communication et d'orientation.
- Formation au soutien des programmes et des événements : formation sur la manière d'aider à la planification, à l'exécution et à la logistique des programmes, y compris les activités de collecte de fonds et de sensibilisation.
2. Soutien opérationnel :
- Accès aux ressources bureautiques : guides détaillés, manuels et ressources liés aux procédures de bureau, à la tenue des dossiers et aux tâches administratives.
- Technologie et logiciels : accès à la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), aux outils de gestion des e-mails et à toutes les bases de données pertinentes pour la gestion des opérations administratives.
- Outils de communication : comptes de messagerie électronique de l'organisation, lignes téléphoniques et outils de communication nécessaires à la gestion de la correspondance administrative et à la coordination avec les bénévoles.
3. Ressources pour le bureau et les événements :
- Fournitures de bureau : fourniture régulière des fournitures nécessaires telles que la papeterie, les imprimantes et autres articles de bureau essentiels pour maintenir un espace de travail bien organisé.
- Kits de planification d'événements : matériel et modèles pour organiser et soutenir des événements, y compris des outils logistiques, des listes de contrôle et des calendriers.
4. Assistance continue :
- Suivi régulier : appels et réunions programmés avec l'équipe de direction du bureau de Barrington pour obtenir des conseils, des informations et un soutien.
- Mentorat et commentaires : soutien continu de la part de responsables et de dirigeants expérimentés, avec un mécanisme de commentaires pour aider à améliorer les processus administratifs et la coordination des bénévoles.
5. Ressources administratives et logistiques :
- Outils de gestion des dossiers : accès à des systèmes de classement numériques et physiques pour conserver des dossiers précis sur les activités du bureau, les horaires des bénévoles et d'autres documents essentiels.
- Gestion du budget et des ressources : outils et directives pour gérer les dépenses du bureau, commander des fournitures et suivre le budget du bureau.
- Soutien logistique pour les programmes : aide à l'organisation logistique des ateliers, des sessions de formation et des événements, y compris la réservation des lieux, la gestion du matériel et la coordination avec les participants.
Jalons
1
Préparation
- Étudiez la documentation existante.
- Familiarisez-vous avec la mission, les valeurs et les procédures administratives de Rahab's Daughters.
- Suivez la formation d'orientation
- Participez à une session d'orientation approfondie afin de comprendre les protocoles administratifs, les principales responsabilités et la structure organisationnelle.
- Formation aux outils de gestion administrative
- Maîtrisez l'utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), la gestion des e-mails et tout autre outil pertinent.
2
Administration du bureau
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance.
- Veiller à ce que toutes les demandes soient traitées rapidement et de manière professionnelle.
- Accueillir et aider les visiteurs, les bénévoles et les clients.
- Offrir un environnement accueillant et favorable à toutes les personnes qui entrent dans le bureau.
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé.
- Vérifier et ranger régulièrement l'espace de bureau afin de garantir un cadre professionnel.
- Commander et gérer les fournitures de bureau.
- Surveiller les stocks et veiller à ce que les fournitures nécessaires soient toujours disponibles.
3
Opération de soutien
- Aider à planifier et à coordonner les réunions.
- Gérer les calendriers, réserver les salles de réunion et s'assurer que tous les préparatifs sont en place.
- Tenir à jour et mettre à jour les dossiers et fichiers du bureau.
- Tenir des registres précis et à jour, tant sous forme physique que numérique.
- Aider à la préparation des rapports et des présentations.
- Compiler les données, créer des documents et s'assurer que le matériel est prêt pour les réunions.
- Aider à la saisie des données et à la gestion des bases de données.
- Saisir et mettre à jour avec précision les informations dans les bases de données de l'organisation.
4
Coordination des bénévoles
- Aider à la coordination et à la communication avec les bénévoles.
- Servir de point de contact pour les bénévoles, en assurant une communication claire et rapide.
- Aider à planifier les horaires des bénévoles et à suivre leur présence.
- Organiser et contrôler les horaires des bénévoles afin de garantir la couverture de tous les quarts de travail.
- Fournir une orientation et un soutien aux nouveaux bénévoles.
- Accueillir les nouveaux bénévoles et les guider dans leurs premières tâches et responsabilités.
5
Assistance au programme
- Soutenir la planification et l'exécution d'événements et de programmes.
- Aider à organiser la logistique, coordonner les membres de l'équipe et veiller au bon déroulement des opérations.
- Participer aux activités de collecte de fonds et de sensibilisation.
- Fournir un soutien administratif et logistique pour les campagnes et les événements de collecte de fonds.
- Fournir un soutien logistique pour les ateliers et les sessions de formation.
- Veiller à ce que tout le matériel, les lieux et les autres éléments logistiques soient en place pour garantir le succès des ateliers.
6
Séance de consultation et de rétroaction
- Donnez votre avis sur les processus de gestion administrative.
- Partager des idées pour améliorer le fonctionnement du bureau, la coordination des bénévoles et l'efficacité globale.
- Participez à un entretien d'évaluation après les trois premiers mois.
- Évaluer les progrès et suggérer des ajustements pour garantir le succès continu dans votre rôle.
Compétences
Doit avoir
Communications, Management & Leadership, Administration
C'est bien de l'avoir
Fundraising, Project Management
Les langues
Doit avoir
English
Soutien aux ODD de l'ONU
Rahabs Daughters
To serve our communities and disrupt human trafficking with the use of modern technology, at every stage from stopping demand to prevention, rescue rehabilitation & reintegration.
Our Values
Grace
Transformation
Resilience
Compassion
Empowerment
Publié par
SW
Sharmila Wijeyakumar
Chef de projet