Freiwilliger Büroleiter (Barrington)
Wir suchen engagierte und organisierte ehrenamtliche Büroleiter, die den täglichen Betrieb unseres Büros in Barrington überwachen. Jeder Leiter übernimmt mindestens eine 4-Stunden-Schicht pro Woche. Das Büro ist täglich in zwei 4-Stunden-Schichten an sieben Tagen in der Woche besetzt. Diese Aufgabe ist für den reibungslosen Betrieb unseres Büros, die Unterstützung unserer Mitarbeiter, ehrenamtlichen Helfer und Programme von entscheidender Bedeutung.
1. Büroverwaltung: -
- Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und Korrespondenz.
- Begrüßung und Betreuung von Besuchern, Freiwilligen und Kunden. -
- Sorgt für eine saubere und organisierte Büroumgebung. -
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial.
2. Unterstützung des Betriebs:
- Unterstützung bei der Planung und Koordination von Besprechungen.
- Pflege und Aktualisierung von Bürounterlagen und -dateien.
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.
- Unterstützung bei der Dateneingabe und Datenbankverwaltung.
3. Koordination der Freiwilligen:
- Unterstützung bei der Koordination und Kommunikation mit Freiwilligen.
- Unterstützung bei der Planung der Freiwilligenschichten und der Erfassung der Anwesenheit.
- Bieten Sie neuen Freiwilligen eine Einweisung und Unterstützung.
4. Programmunterstützung:
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Programmen.
- Unterstützung bei Fundraising- und Sensibilisierungsaktivitäten.
- Bieten Sie logistische Unterstützung für Workshops und Schulungen.
1. Schulungsprogramme:
- Schulung zum Thema Büromanagement: Umfassende Schulung zum Thema Büroverwaltung, einschließlich Telefon- und E-Mail-Management, Aktenführung und Verwaltung von Büromaterial.
- Schulung zur Koordination von Freiwilligen: Anleitung zur effektiven Koordination und Unterstützung von Freiwilligen, einschließlich Terminplanung, Kommunikation und Einführungsprozessen.
- Schulung zur Unterstützung von Programmen und Veranstaltungen: Schulung zur Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Logistik von Programmen, einschließlich Fundraising- und Sensibilisierungsaktivitäten.
2. Operative Unterstützung:
- Zugang zu Büromaterialien: Detaillierte Anleitungen, Handbücher und Ressourcen zu Büroabläufen, Aktenführung und Verwaltungsaufgaben.
- Technologie und Software: Zugang zur Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), E-Mail-Verwaltungstools und allen relevanten Datenbanken für die Verwaltung des Bürobetriebs.
- Kommunikationstools: E-Mail-Konten der Organisation, Telefonleitungen und Kommunikationstools, die für die Verwaltung der Bürokorespondenz und die Koordination mit Freiwilligen erforderlich sind.
3. Büro- und Veranstaltungsressourcen:
- Büromaterial: Regelmäßige Bereitstellung der erforderlichen Materialien wie Schreibwaren, Drucker und anderer Büroartikel, um einen gut organisierten Arbeitsbereich zu gewährleisten.
- Veranstaltungsplanungs-Kits: Materialien und Vorlagen für die Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen, einschließlich logistischer Tools, Checklisten und Zeitplänen.
4. Laufende Unterstützung:
- Regelmäßige Check-ins: Geplante Telefonate und Besprechungen mit dem Barrington-Büromanagementteam zur Beratung, Information und Unterstützung.
- Mentoring und Feedback: Laufende Unterstützung durch erfahrene Büroleiter und Führungskräfte mit einem Feedback-Mechanismus zur Verbesserung der Büroabläufe und der Koordination der Freiwilligen.
5. Administrative und logistische Ressourcen:
- Tools zur Aktenverwaltung: Zugriff auf digitale und physische Ablagesysteme zur Führung genauer Aufzeichnungen über Büroaktivitäten, Freiwilligenpläne und andere wichtige Dokumente.
- Budget- und Ressourcenmanagement: Tools und Richtlinien für die Verwaltung von Büroausgaben, die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Verfolgung des Bürobudgets.
- Logistische Unterstützung für Programme: Unterstützung bei der Organisation der Logistik für Workshops, Schulungen und Veranstaltungen, einschließlich der Buchung von Veranstaltungsorten, der Verwaltung von Materialien und der Koordination mit den Teilnehmern.
Meilensteine
1
Vorbereitung
- Studieren Sie das vorhandene Material.
- Machen Sie sich mit der Mission, den Werten und den Arbeitsabläufen von Rahab's Daughters vertraut.
- Absolvieren Sie die Einweisung
- Nehmen Sie an einer gründlichen Einführungsveranstaltung teil, um die Büroabläufe, die wichtigsten Aufgaben und die Organisationsstruktur kennenzulernen.
- Schulung zu Office-Management-Tools
- Eignen Sie sich Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), E-Mail-Verwaltung und anderen relevanten Tools an.
2
Büroverwaltung
- Verwalten Sie Telefonanrufe, E-Mails und Korrespondenz.
- Stellen Sie sicher, dass alle Anfragen umgehend und professionell bearbeitet werden.
- Begrüßen und unterstützen Sie Besucher, Freiwillige und Kunden.
- Schaffen Sie eine einladende und unterstützende Umgebung für alle, die das Büro betreten.
- Sorgen Sie für eine saubere und ordentliche Büroumgebung.
- Überprüfen und ordnen Sie regelmäßig die Büroräume, um eine professionelle Umgebung zu gewährleisten.
- Bestellen und verwalten Sie Büromaterialien.
- Überwachen Sie den Lagerbestand und stellen Sie sicher, dass die notwendigen Materialien immer verfügbar sind.
3
Unterstützungsaktion
- Unterstützung bei der Planung und Koordination von Besprechungen.
- Verwalten Sie Kalender, buchen Sie Besprechungsräume und stellen Sie sicher, dass alle Vorbereitungen getroffen sind.
- Pflege und Aktualisierung von Bürounterlagen und -dateien.
- Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen sowohl in physischer als auch in digitaler Form.
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.
- Daten zusammenstellen, Dokumente erstellen und sicherstellen, dass die Materialien für Besprechungen bereitstehen.
- Unterstützung bei der Dateneingabe und Datenbankverwaltung.
- Genaue Eingabe und Pflege von Informationen in den Datenbanken der Organisation.
4
Koordination der Freiwilligen
- Unterstützung bei der Koordination und Kommunikation mit Freiwilligen.
- Als Ansprechpartner für Freiwillige fungieren und für eine klare und zeitnahe Kommunikation sorgen.
- Hilfe bei der Planung der Freiwilligenschichten und der Erfassung der Anwesenheit.
- Organisation und Überwachung der Freiwilligenpläne, um die Abdeckung aller Schichten sicherzustellen.
- Bereitstellung von Einführungen und Unterstützung für neue Freiwillige.
- Begrüßen Sie neue Freiwillige und führen Sie sie in ihre ersten Aufgaben und Verantwortlichkeiten ein.
5
Programmunterstützung
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Programmen.
- Helfen Sie bei der Organisation der Logistik, koordinieren Sie die Teammitglieder und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf.
- Unterstützen Sie bei Fundraising- und Sensibilisierungsaktivitäten.
- Bieten Sie administrative und logistische Unterstützung für Spendenkampagnen und Veranstaltungen.
- Bieten Sie logistische Unterstützung für Workshops und Schulungen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Materialien, Veranstaltungsorte und sonstigen logistischen Elemente für erfolgreiche Workshops bereitstehen.
6
Beratungs- und Feedback-Sitzung
- Geben Sie Feedback zu den Abläufen im Büro.
- Teilen Sie Ihre Erkenntnisse zur Verbesserung der Büroabläufe, der Koordination der Freiwilligen und der Gesamteffizienz mit.
- Nehmen Sie nach den ersten drei Monaten an einer Nachbesprechung teil.
- Bewerten Sie die Fortschritte und schlagen Sie Anpassungen vor, um den anhaltenden Erfolg in Ihrer Rolle sicherzustellen.
Fertigkeiten
Muss haben
Kommunikation, Management und Führung, Verwaltung
Schön zu haben
Mittelbeschaffung, Projektmanagement
Sprachen
Muss haben
Englisch
UN SDGs unterstützt
Rahabs Daughters
To serve our communities and disrupt human trafficking with the use of modern technology, at every stage from stopping demand to prevention, rescue rehabilitation & reintegration.
Our Values
Grace
Transformation
Resilience
Compassion
Empowerment
Geschrieben von
SW
Sharmila Wijeyakumar
Projektleiter